Kako povećati svoju efikasnost, učinkovitost, postići više u manje vremena, obaviti posao prije roka, te kako stvoriti više vremena u poslovnom danu

  • netinfo.hr
  • 11.05.2018

Kako povećati svoju učinkovitost

Vjerojatno ste većinu vremena na poslu dosta usporeni, nemate baš volju za rad, te su vam neki poslovi teži nego inače. Teško je tako raditi, na taj način nismo učinkoviti i naša koncentracija nije na razini. Posao se ne može napraviti kako treba u tom slučaju, a i često ne stignemo sve napraviti. Trebali bismo nekako vratiti elan i učinkovitije raditi svoj posao.

Možda nam nedostaje energije, a nju možemo vratiti kao prvo sa dobrim snom. Vrlo je bitno također i da se zdravo hranimo, na taj način će naš organizam drugačije raditi, tj. bolje. Tada se možemo posvetiti poslu. Prvo treba posložiti poslove koji su najbitniji, znači da treba riješiti prioritete, a onda rješavati one manje važnije zadatke. Vrlo je bitno napraviti neki plan kroz dan i toga se držati, tako ćemo uvijek gledati da sve stignemo do nekog određenog sata u danu, te će nam sve ići lakše. Također, nemojte zaboraviti razmišljati pozitivno, dobra energija na poslu znači i bolje radno okruženje i bolju učinkovitost.

Kako povećati efikasnost

Prije svega radna atmosfera trebala bi biti ugodna i opuštena. Bez dnevnog cilja najčešće ćete otići u prošlost, a ona je gotovo uvijek opterećenje i vodi nazadovanju. Urednost je pola efikasnosti. Razbacani papiri i poruke na vašem stolu negativno utječu na raspoloženje. Svakodnevne obaveze poredajte prema važnosti. Prvo izvršite zadatke koje nitko osim vas ne može izvršiti i koji su ključne za vaš posao. Nakon toga, krenite na obveze koje su manje važne i koje možete delegirati suradnicima. Osam sati sjedenja dnevno loše je i za fizičko zdravlje i za mentalne sposobnosti. Kad god uhvatite priliku, prošećite se po hodniku, ili se istegnite. Uvijek imajte pripremljena pitanja za osobe iz vašeg okruženja koja će pojedince, grupe i organizaciju usmjeravati k izvrsnosti. Zastanite i utvrdite s kojim aktivnostima kasnite. 

Napravite planove uklanjanja uočenih negativnih stanja s definiranim rokovima provedbe na koje vam ukazuju osobe iz vašeg okruženja. Teška hrana ne bi trebala biti dio vaše poslovne rutine i jelovnika.  Jedite voće i pijte prirodne sokove.  Ključ postizanja boljih rezultata i veće produktivnosti leži u razvoju navike rješavanja najvažnijih obveza prije svega ostalog. Jasnoća je najvažniji koncept u osobnoj produktivnosti. Razlog broj jedan iz kojeg ljudi rade brže i učinkovitije jest taj što su im prioriteti apsolutno jasni. Glavni razlog zašto ljudi oklijevaju i zašto im nedostaje motivacije je u tome što im nije jasno što trebaju točno učiniti, kojim redoslijedom i zašto.

Kako postići više u manje vremena

Ponekad nam osam sati rada nije dovoljno kako bismo obavili sav posao koji trebamo obaviti taj dan, a također nam ni ne ostaje puno vremena u slobodno vrijeme, tj. vrijeme nakon posla. Posao, obaveze, obitelj, spremanje doma i slične stvari su naša svakodnevica i dosta ljudi ne uspijeva tokom dana obaviti ni neke osnovne obaveze, a pogotovo imati vremena za neke hobije ili nešto slično.

Vrlo je bitno napraviti organizaciju svoga dana, bilo da ste na poslu ili kod kuće. Posložite svoje prioritete i tako ih krenite riješavati tokom dana. Možete čak za neke stvari i odrediti sat do kojega to morate odraditi. Nemojte gubiti vrijeme, imate li slobodno deset, dvadeset minuta, pospremite nešto, napravite neki manji zadatak ili nešto nevažno što bi vam moglo kasnije oduzimati vrijeme kao npr. pranje suđa ili vješanje rublja ili možda neki manji zadatak na poslu koji baš čeka neke male rupe slobodnog vremena. Pratite sami sebe, kada imate kroz dan najviše energije pa baš u to vrijeme obavljajte najteže zadatke i pobrinite se da napravite što više. Također, planiranje vremena i zadataka će vam donijeti olakšanje jer ćete točno znati kada nešto trebate napraviti, te kada ćete imati slobodno vrijeme za neke vaše hobije, možda tečajeve za usavršavanje ili druženje s obitelji. Ako vam u tom trenutku ništa ne ide od ruke, uzmite kratku pauzu, popijte kavu, prošećite pa se onda vratite svojim zadacima. Nebitno o čemu se radi, ali ako pratite svoja raspoloženja, kada u danu najbolje funkcionirate tako ćete znati što točno u tom dijelu dana morate napraviti. Na taj način ćete postići više, a i organizacija vremena će vam biti sve lakša i učinkovitija.

Kako obaviti posao prije roka

Dosta poslova ima rokove. Klijentu treba isporučiti robu, proizvod pa i razne usluge. Kada imamo rokove tada nam se može dogoditi i manjak vremena kako bismo sve stigli, stres, pritisak, a to nam nikako ne pomaže da dobro obavimo posao, a niti kvalitetno. Trebali bi naći neki svoj način kako to sve izbjeći te kako učinkovito sve stići na vrijeme. Sami znate kako vaš radni dan izgleda i na koji način se možete organizirati.

Sve je stvar dobre organizacije, bez toga ne možete puno. Nemate li organiziran posao tada ne možete pratiti što radite, što ste napravili niti što trebate napraviti, a može se dogoditi i da na nešto zaboravite. Svaki dan si postavite ciljeve, koliko morate napraviti do određenog sata, te što točno morate napraviti. Kada posložite poslove tada imate jasne ciljeve i to svaki dan, a na taj način biste posao mogli napraviti i prije roka, pa imate možda i malo vremena nakon svega i odmoriti i usporiti. 

Kako stvoriti više vremena u poslovnom danu

Uspjeh manje ovisi o vremenu, a više o usredotočenosti, motivaciji i razini energije. Važno je odlučiti se koji su prioriteti. Ako nešto trebate napraviti, učinite to odmah, bilo da se radi o sitnim kućnim poslovima ili slanju e-mailova. Odlaganje poslova kasnije će ih samo produžiti. Kako bi zadržali zdrav razum i izbjegli nepotrebne zadatke, potrebna je disciplina, a to znači dvije stvari, planiranje na početku dana i vođenje kraćeg dnevnika. Čak je i snaga volje ograničena. Nemojte misliti da će vam snaga volje uvijek pomoći kada ste u nevolji. Nemojte biti uvijek dostupni. Utišajte mobitel, a kada odlučite odgovarati na pozive, neka to bude u vremenskim razmacima. 

Ljudi uvijek govore koliko su zauzeti, no nikada ne govore o produktivnosti. Razmislite zato o svojim sposobnostima upravljanja vremenom. Nemojte komplicirati stvari, već ih učinite što jednostavnijima i bit će vam puno lakše. Razgledanje interneta je razlog broj jedan što se gubi vrijeme na poslu. Budimo realni, veliki dio svog radnog vremena koristite za provjeravanje osobne elektronske pošte, osvežavanje Facebook-a, čitanje vijesti i gledanje videa na YouTube-u. Minutu po minutu, lako se nagomilaju sat ili dva koje ste lako mogli da utrošite na produktivnije aktivnosti. Kada se usredotočite na jedan po jedan zadatak, tada ste najproduktivniji i obavite više nego ako biste proveli kratak period od 30 minuta, radeći dvije ili tri različite stvari.