Dobri govornici, poslovna sigurnost, programska podrška, osiguravanje resursa i planiranje zadataka

  • netinfo.hr
  • 12. srpnja, 2018

Dobri govornici 

Dobri govornici oni su koje nam nikada nije teško slušati i oni koji uvijek znaju što treba reći, što treba prešutjeti i kada treba stati. Ukoliko želite postati boljim govornikom, svakako biste trebali pripaziti na naizgled nevidljive stvari, poput izbjegavanja određenih vrsta riječi ili biranja prikladnijih načina da neke riječi izgovorite. Način na koji s nekime razgovaramo može reći puno toga o nama i može ostaviti dobar ili malo manje dobar dojam na drugu osobu, zbog čega je način na koji govorimo dosta bitan. Dobri govornici uvijek imaju nešto smisleno i važno za reći, ili se barem tako čini. I do toga ne dolazi zato što oni u startu imaju više toga pametnog za izgovoriti od ostalih pojedinaca, već zbog toga što znaju kritički promisliti o svakoj temi o kojoj je potencijalno moguće razgovarati, pa ukoliko vide da neka tema ne vodi ničemu ili je ustvari potpuno irelevantna, jednostavno je zanemare.

Svi jako dobro znamo da nije svaka misao koja nam padne na pamet vrijedna izgovaranja, ali često se toga ipak ne pridržavamo. No, trebali bismo početi, ukoliko želimo popraviti vlastite govorničke sposobnosti, prešutjeti ono što smatramo nebitnim, pričekati i pronaći neku važniju temu za razgovor. Dobri govornici razumiju da je tišina ponekad snažnija od ispraznih fraza. Umjesto da pokušavaju popuniti razgovor besmislenim upadicama ili riječima poput “hm” ili “ovaj…”, oni jednostavno prestanu govoriti. Dodatne pauze tijekom razgovora i jednom i drugom sugovorniku daju vremena da promisle o temi i pronađu sljedeću misao koju će izgovoriti. Umjesto da neprestano pričaju o sebi, dobri govornici puštaju druge ljude da govore te često postavljaju smislena pitanja drugoj strani. I tu nije riječ samo o tome da pokušavaju biti što ljubazniji, već o tome da osobe, kada im dopustite da pričaju o sebi, postaju angažiranije u razgovoru, zato što pričanje o sebi potiče osjećaj zadovoljstva. Ne svađaju se i ne proturječe drugima direktno, rečenicama poput “To je pogrešno” ili “Ne slažem se s time”. Umjesto toga, oni predlažu drugačije mišljenje, u kojem sugovornik može pronaći nešto pozitivno. Ako upotrijebite fraze poput: “Vidim o čemu pričaš, ali možda u ovome postoji i drugačija perspektiva…” ili “Negdje sam pročitao da je to moguće i drugačije napraviti”, moći ćete izraziti svoje mišljenje bez da ga agresivno namećete drugoj osobi. Također, bolje je pokazati svoje znanje, nego jednostavno isticati vlastiti autoritet, ukoliko on postoji. Kada sljedeći put budete slušali nekog dobrog i snažnog govornika, obratite pozornost na to koliko velikih riječi koristi. I to će vrlo vjerojatno biti dosta mali broj.

Dobri govornici pokušavaju izbjegavati duge i komplicirane riječi zato što one nisu pogodne za razgovor, iako možda dobro izgledaju na papiru ili u određenom kontekstu. No, oni su svjesni da takve riječi mogu zbuniti publiku ili njihova sugovornika, zbog čega ih ne koriste često. A čak i ako publika neće ostati zbunjena, moguće je da ćete zbog takvih riječi ispasti pretenciozni ili će ljudi pomisliti da se samo želite praviti važni. Stoga se dobri govornici oslanjaju prvenstveno na jednostavnost. Ukoliko vam je intonacija neprestano ista, to razgovor može učiniti iznimno dosadnim i monotonim, što nitko od nas ne želi. Ako pak imate naviku da svaku zadnju riječ u rečenici posebno naglasite, to bi vas moglo učiniti neozbiljnim ili smiješnim. Upravo zato dobri govornici pokušavaju svoju intonaciju tijekom govora održavati dinamičnom i raznolikom, što im daje više kontrole nad samim razgovorom, a njihovim rečenicama određenu emocionalnu ekspresiju. 

Poslovna sigurnost 

Poznato je da suvremeno poslovanje, neovisno o djelatnosti, iziskuje stalno praćenje tržišta, događanja i promjena, ali i raznih oblika prijetnji koje prate poslovanje. Prijetnje uključuju svaki pokušaj otuđivanja, oštećenja ili uništenja materijalne i nematerijalne vrijednosti neke tvrtke, od izravnih krađa i/ili oštećenja imovine, preko raznih oblika otuđivanja informacija, poslovne špijunaže, pa do danas sve češćih krađa putem računalnih napada. Uz spomenute prijetnje, svakako valja spomenuti i nestručno, nepažljivo i neodgovorno djelovanje vlastitih zaposlenika. Sve navedene prijetnje imaju izravan negativan utjecaj na poslovni rezultat tvrtke. 

No, osim izravnih posljedica koje se odmah prepoznaju postoje i one neizravne posljedice koje imaju jednako negativan utjecaj, npr. gubitak "samo" jednog klijenta kao moguću posljedicu može imati negativnu promidžbu tvrtke, gubitak određenog broja povezanih klijenata, te u konačnici naštetiti značajno ugledu tvrtke. Učinkovito upravljanje prijetnjama uključuje dobro poznavanje cijelog sustava poslovanja, poznavanje vrsta i posljedica mogućih prijetnji, procjenu značaja i učinka pojedine prijetnje, neprekidno praćenje relevantnih informacija, bliska suradnja s upravom i svim drugim odjelima tvrtke, uvođenje i praćenje primjene sustava zaštite.

Ključ rješenja jest menadžer poslovne sigurnosti, stručnjak čiji je temeljni posao svaki oblik zaštita poslovanja, ljudi, poslovnih procesa, informacija, imovine i drugih vrijednosti. Danas, skoro svaka veća tvrtka ima zaposlenu osobu ili tim stručnjaka zaduženih za zaštitu poslovanja. Veliki broj tih stručnjaka zaposlenih u gospodarskom sektoru dolazi s prethodnim iskustvom na poslovima javne sigurnosti. No, najčešće samo to iskustvo nije dovoljno da odgovori na sve izazove u području poslovne sigurnosti. U ovo vrijeme stalnih i velikih promjena, pred stručnjacima za poslovnu sigurnost veliki su izazovi, zadaće i očekivanja. Njihov rad i stručnost imaju izravan utjecaj na poslovni rezultat, stoga nedvojbeno postoji potreba za dodatnim obrazovanjem i visokoobrazovanim stručnjacima iz područja poslovne sigurnosti. 

Programska podrška 

Programska podrška je poslovno informatički sustav koji omogućava formiranje (punjenje) baze podataka, pristup do svakog podatka, obradu postojećih podataka i pregled rezultata obrada postojećih podataka. Programska podrška se izvodi na PC računalima koja su međusobno povezana u mrežu računala. Svako PC računalo je ulazno-izlazna jedinica u jedinstvenom informacijskom sustavu poduzeća. Programska podrška mora biti prilagođena poslovnim procesima, omogućiti brz unos podataka i kvalitetna izvješća koja će brzo i pouzdano pružiti uvid u: trenutno stanje poslovanja, analizu poslovanja u prošlosti, planiranje poslovanja u budućnosti. Projektiranje programske podrške - na osnovu prikupljenih informacija projektira se programska podrška koja u cijelosti prati protok informacija u poslovnim procesima poduzeća. Poslovna programska oprema unaprijed je u informatičkom smislu organizacijski zadana.

No specifičnosti svakog korisnika u procesu se projektiranja ugrađuju u već gotovu koncepciju informatičke podrške. Uvođenje i praćenje operativnog dijela poslovanja u informacijski sustav - operativno poslovanje poduzeća u informatičkom smislu znači svakodnevni rad izvršilaca na mjestima gdje se stvaraju tj. nastaju informacije.  Sve informacije, odnosno podaci, nastali u svakodnevnom poslovnom procesu  skupljaju se u jedinstvenu bazu podataka. Na osnovu prikupljenih podataka programska podrška izvršava obrade čiji rezultat su izvješća iz kojih se očituje  poslovno stanje poduzeća na svim razinama poslovanja. Mogućnosti, upotrebljivost, značenje i svrha informativnog sustava u jednom poduzeću usko je vezana gotovo isključivo uz brzinu, točnost, količinu podataka o prošlosti, sadašnjosti, ali i budućnosti poslovanja poduzeća koji se mogu dobiti kroz sustav izvješća. Izvješća i zbirni podaci tih izvješća su cilj svakog poslovnog informativnog sustava, te je njihova važnost kao rezultat cijelog posla informatizacije sigurno od najveće važnosti.Prijedlog koraka uvođenja programske podrške u poduzeću - uvođenje programske podrške koja informatizira sve segmente poslovnog procesa poduzeća zahtjeva pripremu i pažljivo određivanje koraka u kojima će se to uvođenje ostvariti. Iskustvo je pokazalo da najveći problemi informatizacije nisu postavljanje organizacije, projektiranje ili samo prilagođavanje programske podrške specifičnostima rada, već naprotiv samo uvođenje u rad.

Pri tome postoji niz problema koje treba od samog početka riješiti - prioritete u radu i redoslijed informatizacije službi, a svakako treba imati u vidu da se informatizacija poslovanja ne bi trebala početi od knjigovodstva (dakle kraja cijelog poslovnog procesa) već od operativnog dijela - upravljanja materijalima, preko prodaje, nabave, proizvodnje,... i konačno do financija i knjigovodstva. Treba naglasiti da je služba prodaje i prodaja kao poticaj i svrha svakog uspješnog poslovanja apsolutni prioritet svake informatizacije i da prodaja pokreće ostale službe koje joj moraju biti na usluzi. 

Osigurajte resurse 

Učinkovit menadžer vodi računa o tome da su dostupni svi potrebni resursi za obuku. To uključuje vrijeme, novac, opremu, pomagala za obuku, informacije te sudjelovanje i podršku na višoj razini - a što je najvažnije, osobnu predanost uspjehu svih koji sudjeluju.

Moramo zajamčiti da postoje primjereni resursi i da su nam dostupni. Ništa nije toliko frustrirajuće kao kad nam nešto obećaju, a to ne dobijemo. Tada se svi mogu osjećati kao da im je namješteno da budu neuspješni. 

Planiranje zadatka 

Svaka aktivnost mora biti planirana kako bi uspjela. Šefovi prečesto ne izdvoje vrijeme za pripremu zadataka. Oni znaju što treba obaviti i pretpostavljaju da će biti obavljeno kako treba ako narede suradniku da to obavi. 

Planiranje započinje jasnim konceptom što treba postići. Čak i ako smo mnogo puta obavljali taj tip posla, važno je da još jednom promislimo. Moramo se staviti u položaj suradnika. Što bismo htjeli znati ako nikad ranije nismo vidjeli taj projekt? Navedite ciljeve koje želite ostvariti, informacije potrebne za njihovo ostvarenje, materijale, alate, dodatne izvore i sve ostalo potrebno za obavljanje posla. 

Iznimno bitan dio planiranja je određivanje kome dodijeliti zadatak. Pri odabiru osobe, imajte na umu važnost zadatka. Ukoliko je riječ o zadatku u kojemu je nužna brzina uz minimalan nadzor, odaberite osobu koja se u prošlosti pokazala sposobnom za takav tip rada. Međutim, ako je riječ o području koje nam daje dovoljno vremena da pružimo vodstvo, može biti dobar odabir dodijeliti ga manje vještoj osobi i koristiti taj projekt kao sredstvo za obuku i razvoj vještina te osobe. 

Odredite sposobnosti svakog od vaših Ijudi za posao koji treba obaviti. Delegiramo li zadatak nekome tko ga nije u stanju obaviti, osuđujemo ga na neuspjeh. Ako nemamo nikoga tko je sposoban za taj zadatak, jedini nam je izbor da ga sami obavimo. Ako je to slučaj, naš glavni prioritet trebao bi biti obučavanje nekoga da bude u stanju obaviti zadatak, tako da drugi put kad se ukaže potreba, imamo na raspolaganju osobu koja će biti sposobna za taj zadatak. 

Odredite koliko je potrebno obuke, vodstva i nadzora osobe kojoj je posao povjeren - po pitanju vremena i pažnje - kao i to koji bi dodatni resursi mogli biti potrebni. 

Utvrdite kako će se to zaduženje odraziti na trenutačnu opterećenost vaših zaposlenika. 

Ukoliko osoba kojoj je povjeren posao ne podnosi izvještaj o radu samo nama (npr. u projektnim timovima), odlučite kako rješavati potencijalne konflikte prioriteta ili probleme s njihovim nižim šefovima.

Uz praćenje zadatka koji je pred nama, trebali bismo imati na umu ljudski aspekt upravljanja i vođenja ljudi. Trebali bismo koristiti tehnike međuljudskog razumijevanja da bismo doznali što osobe, kojima je delegiran posao, misle o tome kako zadatak napreduje. Trebali bismo uvijek biti svjesni njihovog razvojnog napretka, izgrađivati njihovo samopouzdanje, nadahnjivati ih za postignuća i obučavati ih, kako bi pomogli maksimizirati njihov potencijal. Moramo stvoriti situacije u kojima su svi na dobitku te imaju koristi od plodova njihovog rada. 

PREDAJ ZAHTJEV